- 成立协调小组
成立协调小组协调处理采购过程中的重大问题
该项目是财政部门和××部门确定的推行政府采购制度的试点项目，为保证试点的成功，
成立了由政府采购管理部门、救灾物资采购部门及专家组成的招标招标作协调小组，负责确定采购方式、推荐招标代理机构、研究招标过程中的重大问题，对招标全过程进行指导和监督。
点评：该项目协调小组是为了适应救灾物资应应急需要和试点项目各方管理未到位的情况
下而设的立的非常设机构。协调小组在推行政府采购制度的初，对保证招标的规范化公正性、协调各方关系、解决处理重大问题等方面较易发挥积极作用。从项目实施过程看，协调小组依据项目特点确定此项目为公开竞争性招标采购，对增加政府采购的透明度，监督招标过程，最大限度地对救灾物资采购负责，提高有限财政资金效益等方面起到了至关要的作用。但协调小组的设立只能作为一项措施，并非每例采购活动都要设立这种小组，项目正常实施时应按照《暂行办法》等文件的规定进行。
- 选定招标机构，签订招标委托
经过救灾物资采购部门进一步考察，协调小组研究后，确定××招标中心为招标代理机构。××部门与招标机构签订《政府采购招标委托协议书》，《协议书》一式三份，财政部门、××部门、招标机构各一份，明确规定了甲乙双方的权利、职责、义务。
点评：在选定政府采购代理机构、签订招标委托协议及备案方面完全符合财政部有关文件的要求。
- 拟定工作计划
招标机构接受招标委托后，立即为本次招标拟定了详尽的工作计划，并报协调小组审批。
工作计划中确定了工作原则、招标工作程序和进程安排、评标委员会成员、招标工作组成员分工以及评标原则、保密守则。
点评：详尽的工作计划确保了本次招标工作的顺利进行。但在时间安排上，为照顾救灾帐
篷采购时间紧的特殊要求，将发公告到投标截止时间定为15天，与文件规定不少于20天的要求不相符。对于帐篷采购，技术要求和投标内容较为简洁，虽然投标准备时间短，但能满足招标采购的实质性要求。然而从严格执法的角度看，应尽是避免特殊操作，从整体采购计划上，使招标采购周期充裕，以进一步增强招标的规范性和权威性。
- 编制招标文件
按工作计划中的进程安排，招标中心开始编制招标文件。在招标文件编制过程中，招标中
心针对项目特点，利用多年积累的招标经验，提出了一些建议，频繁与××部门协商，重大问题及时请示财政部门，保证了招标文件的完善、权威。为适应招标标的必须有详细技术要求和验收标准的特点，××部门组织有关专家制定了统一的技术标准，把救灾帐篷的采购和管理工作提高到一个新的水平。招标文件定稿前，招标机构征求了有关方面专家的意见，并送××部门审核定稿。
点评：招标文件是项目采购的依据，具有法律性，且是经济合同的基础和有效组成部分。
招标文件内容完整、表述确切，具备规范性、非排斥性和法律性，是符合《招标投标管理暂行办法》和《合同监督暂行办法》的，且鉴于投标厂家多，多数未参加过投标，在招标文件中突出强调了投标注意事项，提高了招标的规范性和严肃性。在招标文件中对投标报价和授标方式因地制宜地做出规定，采取按数量级分包投标报价方式，以避免中标厂商过于集中，保证20000项帐篷近期交货。这种分包投标采购方式，既满足了投标需要，使采购合同经济合理，又对各厂家中标产品质量起到互相制约的作用，是一条好的经验。
- 发布招标公告和投标邀请
招标机构分别在《经济日报》、《中国财经报》、《中国招标》和《社会报》上发布了
“政府采购招标公告”，并根据有关部门掌握的帐篷生产企业的情况，将投标邀请传真给60多家潜在投标厂商，保证了招标的充分公开性。
点评：招标公告除未按公布评标办法和时间不足20日外，在发布媒体和内容等方面完全
符合《招标投标管理暂行办法》的要求。
招标方式直接体现采购的公开程度。本项目操作中，本着对政府采购救灾物资极其负责的
态度，广泛传播招标信息，使投标的热潮空前高涨。85家企业购买了招标文件。充分落实了“公开、透明”的招标原则要求。
- 发售招标文件
经协调小组审定，在招标公告同时开始发售招标文件。6月8日通过传真形式对所有购买
招标文件的厂商发布了招标文件的更正和说明。
点评：面对85家没有投标经验的企业，招标机构的工作人员回答了大量的投标咨询，拒
绝了所有的请客送礼等。招标中心人员保持传统、严守纪律，既热情耐心地解答各种问题，又杜绝各种不利于招标的行为，打消了一些投标企业的顾虑和某些想利用不正当手段竞争的心理，让投标实力真正体现于投标文件中，保证了“公平、廉洁”的原则真正贯彻于招标过程中。
- 开标
1999年6月15日如期召开了公开的开标大会。财政部门、××部门、投标单位代表、专
家评委及招标机构工作人员参加。招标机构领导主持大会，财政部门、××部门有关领导讲话后，主持人宣读评标委员会成员名单和开标工作人员名单。按照程序，请投标人检查投标文件密封情况，启封标书、唱标，公证处致公证词。最后，主持人宣布评标原则和注意事项。
点评：开标程序符合《招标投标管理暂行办法》的要求。开标时，有公证处、所有投标厂
商代表和有关部门领导进行监督，工作人员严格按照程序，当场开启所有投标文件，唱出所有厂商的投标报价，使投标厂商知己知彼，增加了招标的透明度。
- 评标
招标机构组织评标委员会进行封闭式评标，评标地点严格保密，并切断了评委们与外界的
通讯联系，指定卖价负责与投标厂商联系。评标委员会充分审阅各投标厂家的投标文件，对投标文件的问题，通过传真向厂家提出了质疑。对58家投标厂商递交的投标文件从响应招标文件情况、企业信水平、生产能力和业绩、技术装备条件、售后服务、投标产品的技术和经济指标等各方面逐项评审后，筛选出18家符合招标要求的优选单位。写出评标报告，在报告中说明了未入围企业落选的原因和入围企业各自的优势特点。并将这18家优选单位推荐给民政部，同时报协调小组审定。
点评：此项目评标过程规范，完全符合现行政府采购规章的要求。评标过程中，采取民
主、科学的评标方法，专家在技术和经济评价方面充分发挥作用，严格按照评标原则，使评标结果科学合理，不带任何倾向性，评标全过程充分体现了“公正和权威。”
- 定标
招标机构将招标结果报协调小组审定，协调小组经研究讨论后，确定在先的七家厂商为中
标单位。招标机构根据此结果，同时向中标方和落标方发出招标结果通知。为进一步体现招标的公开性，在对落标方的通知上列出了中标企业名单及中标数量，这点可以针对不同的项目借鉴使用。
点评：此项目定标过程规范符合现行有关规定的要求。招标结果广泛告知投标厂商，增强
了公开性和透明度。
- 签订合同
××部门与中标厂家签订了政府采购合同书。合同按照新的《合同法》规定，对过去某些
通用做法进行了改进。合同中增加了30%预付款等符合商业惯例的内容也规定了一些特殊要求，如因救灾需要，甲方有权变更交货地点，乙方应无条件服从，但不增减装运费等条款，充分体现了政府采购和救灾物资的特点。
点评：本次政府采购合同的签订完全符合现行有关规定的要求，并且在合同在增加了与市
场规律和商业惯例相符合的条款，充分体现其规范性，同时针对本次采购的特点，规定了一些特殊条款，以保证救灾物资采购和履约的顺利进行。
- 验收
点评：过去产品验收多数是由使用单位负责，人为因素较大，缺乏科学依据，容易引起意见分歧。本次检验采用合理的验收方法，以合同规定的技术标准和验收标准为依据，用仪器进行检测，量化分析，提高了检验的科学性和真实性。
根据《暂行办法》的规定，财政部门负责政府采购的管理和监督工作，通过管理和监督，使政府采购应当遵循的公开、公平、公正、效益及维护公共利益的原则落到实处。财政部门对政府采购的监督包括内部监督及政府采购管理机关对采购活动的监督。内部监督的表现方式之一，就是要求将政府采购的管理机关和采购机关分离，管理机关不参与和干涉政府采购中的具体商业活动。这一要求与《合同法》的精神是一致的，即采购机关和供应商属于平等主体，管理机关为监督主体活动的“裁判”。政府采购管理机关对采购活动的监督，不是全过程参与，而是通过一定的方式抓住重点环节，掌握采购活动的动态和进展。根据现行有关规定，政府采购管理机关监督政府采购活动的主要环节及方式有：
《合同监督暂行办法》对政府采购合同的订立、变更、供应商违约、合同验收、付款以及合同履行后的监督管理都作出了的明确规定。其中，第三条规定：“政府采购合同订立后7日内，采购机关应当将合同副本报政府采购管理机关备案。”第八条第二款规定：“政府采购合同的质量验收，原则上应由第三方负责。”第三款规定：“政府采购管理机关不得参加合同履行验收验收作。”第九条规定：“采购机关依照合同约定要向供应商付款的，应当向政府采购管理机关报送下列文件，以备审查。……”
关于投诉。《暂行办法》第七条(十)规定：“处理中央政府采购中的投诉事项；”第四十一条规定：“政府采购当事人认为自己的合法权益受到损害，可以向财政部门提出书面投诉。财政部门应当在收到投诉书之日起30日内作出处理。”
需要特别说明的是，在政府采购管理机关对采购活动进行监督时，通常是实行备案制，而在国际上如世界银行一般是采取审批制。我国实行备案制的主要原因，是考虑到我国的政府采购采购工作还处于起步阶段，各级政府采购管理机关都缺乏审批的经验。一旦条件成熟，我国很可能民要实行审批制。
单位会计管理体系和国库制度的要求，但弱化了货款直接支付在推动政府采购工作方面的力度。根据《暂行办法》及《合同监督暂行办法》规定，政府采购管理机关依据采购机关提交的有关申请拨款的文件办理政府采购资金的拨款手续。在国库集中收付制度尚未建立以前，政府采购资金的拨付方式有两种选择，一是在总会计设立政府采购资金专户，货款由财政部门直接支付给供应商；二是在没有设立政府采购资金户的地区，财政部门可按现行拨款方式根据合同金额划拨资金，最后由用户向供应商付款。
